Đối phó với trời mưa, đơn vị tổ chức sự kiện cần chuẩn bị những gì?

Tổ chức chương trình Team building ngoài trời có một lợi thế lớn đối với nhà tổ chức trong việc lựa chọn địa điểm cũng như vị trí rộng rãi, không gian thoáng đãng; khung cảnh đẹp và có thể dễ dàng thiết kế cũng như set up sân khấu, âm thanh và ánh sáng ấn tượng nhất nhưng việc tổ chức sự kiện ngoài trời có thể gặp những rủi ro bởi những cơn mưa bất chợt hay sự cố làm gián đoạn quá trình tổ chức.

Ngoài việc ban tổ chức có thể dự đoán hoặc tham khảo thông tin thời tiết thì một số giải pháp gợi ý “đối phó” dưới đây sẽ tạo nên sự thành công của sự kiện. Là đơn vị đảm nhiệm chức năng tổ chức, Vietsea sẽ chia sẻ những cẩm nang hữu ích trong quá trình Vietsea đã thực hiện và xử lý khéo léo.

Địa điểm tổ chức sự kiện đã được lựa chọn và sắp xếp sẵn, vì thế khâu chuẩn bị và khâu set up cần có nhiều phương án. Thời tiết của Việt Nam trong khoảng thời gian từ đầu tháng 3 trở đi cho tới hết mùa hè những cơn mưa bất chợt cũng như các hiệu ứng về thời tiết thường diễn ra không có dự đoán chính xác trước, vì vậy điều cần thiết của một đơn vị tổ chức là chuẩn bị đồ đạc và sẵn sàng đối phó.

Đối với các hoạt động Team building ngoài trời, số lượng khách thường lớn và các chương trình diễn ra dưới một khuôn viên rộng, vì vậy bạn nên chuẩn bị đầy đủ những đồ đạc sau:

Dù che: Dù che cần được chuẩn bị đầy đủ đảm bảo điều kiện có thể che toàn bộ cho khách của mình tránh những cơn mưa, chiều cao của dù phải đảm bảo rộng đủ với không gian chơi team. Bên cạnh đó, dù che phải có cột vững chắc cũng như có thể cất gấp hoặc di chuyển nhanh chóng.

Phương tiện che chắn: Ngoài dù che đảm bảo sự an toàn cũng như tránh được những trận mưa thì đơn vị tổ chức cần chuẩn bị phương tiện che chắn trực tiếp cho các thiết bị âm thanh và ánh sáng.

Những chiếc ô cầm tay: Những chiếc ô cầm tay cần chuẩn bị dự phòng kèm theo đáp ứng trực tiếp nhu cầu của khách. Khi những cơn mưa bất chợt và buộc phải dừng chương trình, những chiếc ô cầm tay hữu ích để quý khách có thể di chuyển vào khu vực indoor. Đây cũng chính là sự tinh tế mà khách hàng sẽ đánh giá cao về đơn vị tổ chức.

Set up đồ đạc khu vực trong nhà trước: Để ứng phó và nhanh chóng di chuyển vào khu vực trong nhà, đơn vị tổ chức cần set up nhanh chóng và sắp xếp khu vực tổ chức, ghế ngồi cho quý khách.

Với những lưu ý và gợi ý về đồ đạc cũng như sự sắp xếp và xử lý nhanh chóng sự cố trời mưa khi gặp sự kiện, Vietsea hi vọng quý khách hàng có những thông tin quý báu và chủ động trong chính sự kiện của mình.

 

SHARE